Fungsi-fungsi Management SDM

MANEJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(Fungsi-fungsi Manajement)
A. Fungi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah
satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen lainnya.
Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut:
"Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan
membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam
hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang
dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan".
Dari kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya,
pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan kegiatan-kegiatan
apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan dicapai dari kegiatankegiatan
tersebut, serta bagaimana melaksanakannya. Dengan adanya rencana
tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan baik.
B. Fungsi Pengawasan
Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan.
Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah
disusun sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah
mengevaluasi prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan
yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat
ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik
dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan
akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan
itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan
hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk
menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.
C. Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu
atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa
untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat
menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya.
Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana
yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang
satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat
koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan
yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan
baik.
D. Anggaran Sebagai Pedoman Kerja
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan
dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa
lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi
pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.
Tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk
membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan
untuk
mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang tidak
dibenarkan oleh undang-undang.
Manfaat Anggaran :
Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat
anggaran adalah :
1. Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili
kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi
mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.
2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang
dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.
3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen
(divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun
dengan manaJEMEN puncak.
4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya
dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan
bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen
untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil.
6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja
dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan
perusahaan dengan tujuan karyawan.
Tipe Anggaran :
1. Ceiling Budget
Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Ceiling
Budget. Anggaran jenis ini mengawasi suatu instansi secara langsung dengan cara
menentukan batas-batas pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau
secara tidak langsung dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang
diketahui dan jumlah yang terbatas.
2. A Line-Item Budget
Tipe ini menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk
mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya
3. Performance and Program Budgets
Tipe ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program
berdasarkan mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam
evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi
(seperti kesehatan atau keamanan public) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti
kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak
kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota
legislatif bisa mendapatkan laporan-laporan yang tepat mengenai transaksi-transaksi
keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan dari
luar.
Pengertian Anggaran :
Glenn A Welsch mendefenisikan anggaran sebagai berikut:
"Profit planning and control may be broadly as de fined as sistematic and formalized
approach for accomplishing the planning, coordinating and control responsibility of
management".
Dari pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan Fungsi-fungsi Manajemen yang
meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran
dihubungkan fungsi dasar manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan,
mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang
organisasional didalam badan usaha.
Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha
untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan
yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas
organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi
mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan
tersebut.
Menurut Mulyadi (2001, p.488), anggaran merupakan suatu rencana kerja yang
dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan
ukuran yang lain yang menvakup jangka waktu satu tahun.
Menurut Supriyono (1990, p.15), penganggaran merupakan perencanaan
keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan)
keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang.
Anggaran merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana
kegiatan jangka panjang yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan program.
Dimana anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun, yang
nantinya akan membawa perusahaan kepada kondisi tertentu yang diinginkan dengan
sumber daya yang ditentukan.
Fungsi Anggaran :
Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu
manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga
sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah
ditetapkan.
1. FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAB VI
o Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemen
organisasi.
o 2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan
dilaksanakan
o 3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan
o 4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan
keputusan
T U J U A N
2. Pengertian Perencanaan
o Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari
penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian
tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem
perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya
tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002)
o Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen,
dan pengambilan keputusan . (Ernie&Kurniawan,2005)
o Dari sisi proses , fungsi perencanaan adalah proses dasar yang
digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan
tersebut akan dicapai.
o Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana
pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk
menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi.
o Dari sisi pengambilan keputusan , perencanaan merupakan
pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang
akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana
keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi
perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
3. Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan
o Pengarah Organisasi
o Minimalisasi Ketidakpastian
o Minimalisasi inefisiensi sumber daya
o Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
4. Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)
o Faktual dan Realistis
o Logis dan Rasional
o Fleksibel
o Komitmen
o Komprehensif atau menyeluruh
5. Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan
o Tujuan ( Goals ) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan
dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh
organisasi.
o Rencana ( Plans ) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang
menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana
sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses
pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian
tujuan
6. Jenis-jenis Tujuan
o Berdasarkan jumlah
o Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)
o Berdasarkan Kejelasan
o Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau
nyata (real goals)
o Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian
o Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan
Tujuan Operasional (operational goals)
7. Jenis-jenis Rencana
o Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian
o Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka
Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)
o Berdasarkan Kejelasan
o Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)
o Berdasarkan Frekuensi Penggunaan
o Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang
dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)
8. Hubungan antara Rencana dan Tujuan Tujuan Organisasi Tujuan Strategis
(Jangka Panjang) Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Tujuan Operasional
(Jangka Pendek) Rencana Strategis Rencana Taktis Rencana Operasional
9. Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
o Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)
o Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by
Objectives)
10. Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan Tujuan Manajemen Puncak
Tujuan Manajemen Divisi Tujuan Manajemen Departemen Tujuan Pekerja
secara Individual Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan Kami
ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami
Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya Jangan khawatirkan kualitas,
bekerjalah dengan cepat
11. Pendekatan MBO Pimpinan Bawahan dan
o Perencanaan Bersama
 Penentuan Tujuan
o Penentuan Standar
o Pemilihan Kegiatan
o Pelaksanaan pada setiap Pihak
 Bawahan Menunjukkan kinerja terbaik
o Pimpinan memberikan pengarahan
o Evaluasi Bersama
 Analisa Hasil yang dicapai
o Mendiskusikan akibat dari hasil yang dicapai
o Memperbaharui siklus MBO
12. Kekuatan dan Kelemahan MBO Kekuatan Kelemahan
o MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke
dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen
o MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan
atas hingga tingkatan bawah dari manajemen
o MBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun
faktor personal.
o MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap
orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam
penentuan tujuan
o MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha
untuk menyelesaikan segala sesuatu.
o MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya
otoriter (yang bisa saja disebabkan karena orang-orang yang bertipe X
dari McGregor) dan oleh mereka yang menerapkan birokrasi yang
tidak fleksibel dan ketat.
o MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya
o MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki
kualifikasi yang baik.
13. Beberapa Alat Bantu perencanaan
o Bagan Arus (Flow Chart)
o Bagan Gantt (Gantt Chart)
o Jaringan PERT (PERT Network)
o dll
14. Contoh Bagan Arus (Flow Chart) Mulai Perlu Buku Bacaan? Beli Buku
Bacaan ? Ya Berhenti Tidak Selesai Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan
yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan
15. Contoh Bagan Gantt Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu
pengerjaan Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV I II III IV I
II III IV I II III IV 1. Pembelian Bahan Baku 2. Proses Produksi 3.
Pergudangan 4. Pengiriman
16. Contoh Jaringan PERT Te=2¼ Te=5 ¼ Te=1 Te=7 ¼ Te=2 Te=2 Te=6 A B C
D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Te=4 ¼ Te=3 Te=1 = Waktu Pengerjaan
Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan
berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼
hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas
akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah
satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te 1 =4 ¼ + Te 2 =6 +
Te 5 =2 + Te 8 =2 + Te 9 =5 ¼ + Te 10 =2 ¼ sehingga total keseluruhannya
adalah 21 ¾ hari. Te = Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT,
dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari
hingga 7 ¼ hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator
sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka
pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya.
17. Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan
o Masalah vs Gejala
o “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “
o Penentuan faktor Penyebab
o Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah
o Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah
18. Lingkungan dan Pengambilan Keputusan
o Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty)
o Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty)
o Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition)
19. Proses Pengambilan Keputusan
o INVESTIGASI SITUASI
 Identifikasi Masalah
o Diagnosa Penyebab
 Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil
o PENENTUAN ALTERNATIF
 Identifikasi berbagai altenatif keputusan
o Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini
o PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN
 Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada
o Penentuan Alternatif yang terbaik
o IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN
 Rencana Implementasi
o Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat
o Pengawasan terhadap langkah implementasi
1 2 3 4
20. Tahapan Evaluasi Alternatif Apakah alternatif yang ada memberikan
kemungkinan hasil yang positif atau netral ? Apakah alternatif yang ada
memuaskan ? Apakah alternatif yang ada memungkinkan ? TIDAK YA
TIDAK YA TIDAK YA Batalkan alternatif Batalkan alternatif Batalkan
alternatif Lakukan Evaluasi Lanjutan
21. Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan
Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan
Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan
Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Kelebihan Informasi Keterbatasan
Ingatan Masalah Keahlian
22. Memperbaiki Keputusan
o Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan
o Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum
o Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan
o Pengambilan Keputusan secara berkelompok
o Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dll